Статьи

Что такое КЭДО и как он поможет вашему бизнесу

Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает? Как соблюсти законы при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО)? И какие преимущества даёт перевод документов в цифру? Объясняет Дмитрий Махлин, директор по развитию КЭДО платформы HRlink.

⏱ 6 минут полезного чтения

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО — это способ работы с кадровыми документами, при котором они создаются, оформляются, согласовываются и подписываются онлайн, без бумаги и личных встреч с сотрудниками.

Электронные документы заменяют бумажные, дублировать их на реальных носителях не нужно за исключением отдельных случаев, о них мы подробнее расскажем ниже. Документы заверяются онлайн с помощью цифровых подписей. Архив тоже электронный, хранить огромные папки бумаг в офисе больше не придётся.

Почему вам стоит перейти на кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот выгоден для всех в компании: для гендиректора, кадрового специалиста и остальных сотрудников. И вот почему.

Экономия времени сотрудников

При бумажном документообороте сотрудникам нужно постоянно ходить в отдел КДП, чтобы поставить подпись, а удалённым — забирать заказные письма с бумагами с почты или у курьера. Это отвлекает от работы и занимает много времени. Электронные документы подписываются онлайн за пару кликов с любого цифрового устройства: компьютера, планшета, смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения.

Работникам станет комфортнее работать, они смогут меньше отвлекаться и эффективнее выполнять задачи. Так, в ИТ-компании Selectel удовлетворённость сотрудников результатами перехода на КЭДО составляет 90%.

Снижение нагрузки на КДП

Кадровые специалисты больше не тратят время на то, чтобы постоянно бегать за работниками, напоминая о подписании, искать нужные экземпляры в архиве, пересылать по почте и ждать обратно, передавать документ от одного участника и этапа к другому. В этом им помогают инструменты КЭДО:

  • Автоматические уведомления. Кадровику не приходится каждый раз писать сотрудникам, что нужно поставить подпись, они получают автоматические сообщения от системы.
  • Фильтры и поиск в электронном архиве. Найти нужный документ можно за пару минут.
  • Гибкие маршруты. Если согласование состоит из нескольких этапов и включает в себя несколько участников, кадровому специалисту не нужно вручную контролировать каждый шаг. Он лишь создаёт шаблон маршрута, добавляя в него все шаги и участников, и документ передвигается по цепочке автоматически.

Время оформления документов в среднем сокращается в 10 раз. Так, в сети магазинов «ВкусВилл» после перехода на КЭДО стали оформлять сотрудников не более чем за 30 минут, в то время как раньше процесс растягивался на несколько дней или даже на неделю.

Экономия времени для руководителя

Руководителю не нужно часами подписывать огромные стопки бумаг. С помощью КЭДО десятки документов можно заверить за один раз, воспользовавшись массовым подписанием.

Меньше денежных затрат

Переход на цифровой документооборот — это возможность не тратиться на печать, бумагу, почтовую пересылку, организацию архива. Конечно, нужно будет купить лицензию на использование КЭДО-сервиса. Однако многие компании вообще не считают, сколько денег тратят ежегодно на кадровые документы. Если же зафиксировать все расходы, скорее всего, окажется, что вы тратите гораздо больше, чем стоит КЭДО-платформа.

Преимущества HR-бренда

Кадровый электронный документооборот — это современное решение, которое показывает, что вы заботитесь о времени и ресурсах сотрудников. Это позволит вам стать более привлекательным работодателем на рынке труда и быстро закрывать вакансии. Например, в «Сбермаркете» на 85% снизилось количество отказов от принятых офферов.

Безопасность

Если вы ведёте архив документов на бумаге, велик риск при переезде или просто по невнимательности потерять важный документ и получить за это штраф. Да и от потопов и прочих стихийных бедствий в офисе никто не застрахован. С электронными документами такого не случится, их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся онлайн в цифровом архиве.

Законодательная база КЭДО

Переход на КЭДО для любого работодателя абсолютно легален и подтверждён законодательством РФ. В 2021 году вступили в силу законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.

Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, при переводе кадровых документов в онлайн нужно подготовить локально-нормативный акт. В него входят:

  • Сроки, в которые надо уведомить сотрудников о переходе на электронный документооборот.
  • Перечень документов, которые переводятся в цифровой формат.
  • Список, в котором указаны сотрудники, давшие письменное согласие на переход на КЭДО.
  • Сроки перехода на электронный документооборот.
  • Случаи, когда документы будут дублироваться на бумаге.
  • Данные о КЭДО-платформе и порядок доступа к ней.

Что нужно знать, чтобы легально перейти на КЭДО

Перечислим важные правила, без которых внедрить электронный документооборот не получится.

У вас должна быть КЭДО-платформа

Учтите, что обмен документами по электронной почте или через мессенджеры не является КЭДО с точки зрения законодательства. Нужен специализированный сервис. Информацию о нём работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.

Чтобы выбрать платформу КЭДО, ориентируйтесь на свои потребности и бизнес-цели. Основные критерии:

  • Удобный интерфейс.
  • Большой опыт работы с клиентами из разных сфер.
  • Отсутствие скрытых платежей.
  • Использование минимум трёх типов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
  • Возможность доработать решение под ваши потребности.
  • Подписание с разных типов электронных устройств: компьютера, смартфона, планшета.
  • Бесплатные уведомления.

Нужно сделать электронные подписи для всех

Все сотрудники, кадровые специалисты и руководители должны быть обеспечены электронными подписями. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей:

  • УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.
  • УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем остальным сотрудникам. Получение тоже платное, но идентификацию личности можно пройти онлайн без похода в удостоверяющий центр.
  • ПЭП — простая электронная подпись. Также подойдёт для линейных сотрудников, в отличие от предыдущих эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Но с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, так как она не оставляет цифровой след.

Некоторые документы всё же придётся дублировать на бумаге

Вести большинство кадровых документов можно онлайн, но есть исключения.

  • Для удалённых сотрудников — приказ об увольнении.
  • Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Пока эти документы нужно обязательно дублировать на бумажном носителе, но Минтруд и Роструд могут в дальнейшем убрать эти ограничения.

Сотрудники должны дать согласие на КЭДО

Сейчас работодатель не имеет права принуждать сотрудников вести документы электронно. В дальнейшем правительство может рассмотреть обязательный КЭДО для всех, но пока переход добровольный, работодатель должен собрать согласия в письменном виде. Если человек согласия не даёт, документы остаются в бумажном формате. Но это правило не работает, если у человека отсутствует трудовой стаж и он поступил на работу после 31 декабря 2021 года. В этом случае можно перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия.

При выборе подрядчика по КЭДО выясните, готов ли он вместе с вами обучать персонал. Хороший подрядчик проведёт воркшопы и тренинги с сотрудниками, объяснит, что КЭДО — это безопасно и удобно. Тогда работники сами захотят на него перейти.

Так стоит ли переходить на КЭДО?

Однозначно — да, если вы хотите экономить время, деньги и идти в ногу со временем. Сейчас КЭДО не повсеместное явление, но в скором времени оно может распространиться на все компании. Уже 2023 году правительство может рассмотреть обязательный перевод всех работодателей на КЭДО. Даже если такое решение не примут сразу, рано или поздно цифровизация настигнет всех. Поэтому переводите кадровые документы в электронный формат уже сейчас.

К другим статьям
Вакансии дня